Vincent Jolys – Directeur Général des Services et Michel Senimon – Directeur des Ressources Humaines nous parlent de 4 réorganisations importantes menées au sein de l’Université de Limoges : la réorganisation des services financiers, du laboratoire XLim et des sites distants de Guéret et Egletons.

Pourquoi ces réorganisations ?

VJ : Chacune de ces réorganisations obéit à des objectifs qui lui est propre. Par exemple, la réorganisation d’XLim est la conséquence d’une réflexion globale du directeur autour du projet scientifique du laboratoire. Il s’est avéré nécessaire d’adapter l’organisation administrative de la structure pour pouvoir conduire le projet envisagé. La réorganisation des sites distants de Guéret et Egletons, quant à elle, doit permettre d’assurer une parfaite continuité de l’activité et des services de l’université sur des sites distants. Cette réorganisation suppose une mutualisation des tâches du fait des effectifs réduits sur place. Nous avions déjà mené une telle réflexion pour le site distant de Brive. Enfin, la dernière réorganisation concerne les services financiers.

Cette dernière a beaucoup fait parler d’elle. Il est pourtant nécessaire de nous interroger sur la façon dont nous travaillons et sur les compétences de nos agents. Nous assistons actuellement à une évolution importante de la réglementation comptable et financière avec la réforme du décret de 1962. Cette réforme va induire de nouvelles règles et notions en matière de gestion financière des universités. Les systèmes d’informations et demandes deviennent également de plus en plus complexes. Par exemple, l’Etat demande à ce que nos comptes soient certifiés par un commissaire aux comptes. Cette certification exige une parfaite maîtrise des règles du métier. Nous devons donc différencier les rôles et professionnaliser nos agents de façon à être plus efficaces dans la compétence. Nous devons également tenir compte des évolutions technologiques de ce métier. Par exemple, nous avons mis en place les cartes achat, une plateforme hôtelière et travaillons à la mise en place d’une même plateforme pour les voyages… Nous veillons à la dématérialisation des processus. Enfin, cette réorganisation a pour dernier objectif d’améliorer l’efficacité du contrôle interne et du recouvrement de la recette dans un contexte financier difficile pour les universités.

Comment se mettent en place ces réorganisations ?

VJ : Ces réorganisations ont été travaillées en amont avec les agents impactés. Devant la multiplication de ce type de chantiers et de leurs répercussions sur les agents, nous avons souhaité impliquer plus fortement les organisations syndicales. Nous avons créé une commission des organisations – émanant du comité technique – pour travailler en amont ces projets et parvenir à les faire évoluer. Je voudrais souligner la qualité du travail réalisé dans ce cadre et la plus-value que cela représente pour nous. Nous passons maintenant dans une phase de déploiement.

Nous reconfigurons actuellement les systèmes d’informations du service financier du fait notamment de la reconfiguration du logiciel SIFAC – Système d’Information Financier Analytique et Comptable. Cette étape nous permettra de gérer la réforme comptable de la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP). Nous sommes en train de recruter un responsable administratif pour le laboratoire XLim. Un responsable administratif a également été recruté pour le site distant de Guéret. Nous travaillons encore sur une nouvelle organisation du site d’Egletons. Une prochaine réunion de travail aura lieu au mois de novembre.

Qu’est-ce qui va changer pour les personnels ?

MS : Pour ce qui est des sites distants, le changement portera sur la clarification et le repositionnement du responsable administratif de site par rapport aux responsables de(s) composante(s) représentée(s) sur le site distant. Le responsable administratif aura également le rôle d’interface entre la gouvernance et les services de terrain.

Enfin, 80 à 90 personnes sont concernées par la réorganisation du service financier. Nous allons devoir redéfinir qui relèvera des services opérationnels ou des centres de services partagés en fonction des compétences, du profil et du positionnement de chacun. Les agents des services opérationnels contribueront à l’accomplissement de la fonction financière de par leur polyvalence. Les agents des centres de services partagés se spécialiseront en matière budgétaire et comptable.

Nous allons également établir des fiches métiers et de fiches de postes des 2 fonctions que la réorganisation des services financiers induit : une fonction en service opérationnel et une fonction en centres de services partagés. L’accompagnement au changement se traduira également dans le plan de formation. Tous les agents suivront une formation de rappel sur les fondamentaux budgétaires et certains agents suivront des actions de formations ciblées. Les agents seront alors parfaitement sécurisés sur leur poste. Nous donnerons également un droit d’option individuel pour permettre aux agents de se positionner sur ces 2 fonctions. Ce droit d’option doit être organisé au 1^er janvier 2016.

D’autres réorganisations sont-elles prévues ?

VJ : La fusion des écoles d’ingénieurs ENSCI et ENSIL est en cours. Cette réorganisation doit aboutir à la création d’une nouvelle école d’ingénieur au sein de l’université. Nous avons dernièrement rencontré et présenté le projet aux différents personnels concernés.

Toutes ces réorganisations permettent de porter les projets de développement, de recherche et de formation de l’université en adaptant l’organisation des services.

> Consultez l’interview de Laurent Cantamessa et Marius Chevallier sur : La réorganisation des sites distants, l’exemple de Guéret.

Interview réalisée par Candice Malagnoux