Vous l’avez remarqué, la clôture des commandes a exceptionnellement été avancée au 10 novembre. Stéphane Brunet – Directeur des finances de l’Université de Limoges – nous explique pourquoi !

Qu’est-ce que la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) ?

La GBCP est un décret budgétaire et comptable qui révolutionne complètement le pilotage de tous les opérateurs de l’Etat. Il s’applique déjà depuis janvier 2016. Une petite équipe GBCP a donc été chargée d’anticiper toutes les contraintes techniques et organisationnelles afin que l’Université de Limoges soit en mesure d’appliquer le décret au 1^er janvier 2017. Karl Périgaud, agent comptable, et moi-même co-pilotons le projet.

En quoi est-ce révolutionnaire ?

La santé financière de l’établissement ne sera plus mesurée uniquement sur le principe des droits constatés dans son compte de résultat et sur son niveau de fonds de roulement.  Désormais la trésorerie mettra en exergue les encaissements et décaissements réels. La gestion financière de l’établissement sera scindée en deux budgets : celui des autorisations d’engagements – capacité à contractualiser avec des tiers et celui des crédits de paiements – limite de soutenabilité de la caisse.  Nous travaillerons aussi en intégrant dans notre comptabilité les engagements pluriannuels de l’établissement dès leur contractualisation. Par exemple, si nous signons un contrat de 3 ans, cet engagement sera constaté en totalité dès la première année et notre plan prévisionnel de trésorerie en tiendra compte aussi en inscrivant les crédits de paiements nécessaires à sa réalisation. Nous aurons donc une vision du volume d’engagements juridiques de l’établissement pour l’année en cours mais aussi pour les exercices suivants. Ainsi, l’établissement pourra conserver les fonds nécessaires pour assurer ses engagements. Côté recette, nous aurons également une vision claire de la réalité des encaissements attendus de nos partenaires. L’objectif est de mesurer la soutenabilité et d’apporter de la visibilité !

De quelle façon les personnels sont-ils concernés ?

Les personnels financiers et non financiers sont concernés par la GBCP !

Depuis 2 ans, nous avons engagé une grande réorganisation des services financiers afin d’anticiper les concepts de la GBCP. Désormais, nos collègues sont répartis :

• en services opérationnels qui répondront aux besoins terrains
• en centre de services partagés qui contrôlera l’aspect comptable du flux
• en Agence Comptable qui continue ses missions de vérification de la régularité des flux

Tous les gestionnaires financiers des services centraux et composantes sont impactés par cette réorganisation.

Ce décret concerne également les directeurs et responsables qui mènent un pilotage budgétaire. Ce pilotage s’organise autour du dialogue de gestion. Chaque année, un directeur va soutenir des objectifs auprès du président afin d’obtenir des moyens. Celui-ci doit être capable d’analyser ses besoins en autorisation d’engagement et ses besoins en crédit de paiement du fait de ses propres engagements au sein de son service. Ces éléments contribueront à la mesure de la soutenabilité financière de l’établissement.

Qu’en est-il des reliquats ?

Les reliquats sont les soldes des opérations non consommées à l’année N. Nous entrons désormais dans l’ère de la reprogrammation. A la fin de l’année et à chaque nouvelle opération, nous demanderons désormais au porteur de projet de reprogrammer ses crédits sur l’année ou les années qui suivent en fonction de ses besoins – et des autres engagements de l’université ! La réouverture automatique des crédits n’est donc plus la règle. La relation est gagnant-gagnant. Le scientifique mène son projet et nous donne une idée synthétique de ses besoins et de l’avancement. Nous lui apportons la logistique financière. Chacun son métier et grâce à cette coordination les projets seront optimisés !

La GBCP apporte de la rigueur mais aussi de nouveaux services destinés à faciliter le travail de chacun ?

Oui ! Toujours dans le cadre de cette réforme, nous mettons également en place des plateformes afin de faciliter les échanges. Les personnels peuvent désormais pré commander un consommable de laboratoire, un billet de train ou encore un hôtel sans avancer de frais – via iAlbatros ou encore GAUSS ! Cela sera bientôt le cas pour les consommables administratifs. Des approbateurs valident ensuite la pré commande ou demandent plus de renseignements. Cette nouvelle méthode est liée au process GBCP. Nous centralisons ensuite les demandes, passons commande et finalisons le soutien logistique et financier. Nous bénéficierons de prix d’établissement. Nous encourageons également le système de carte achat au sein d’un service ou d’une composante pour simplifier les menues dépenses.

Le rythme de la vie financière de l’université sera-t-il durablement impacté par cette réforme GBCP ?

Une fois que nous aurons fini la bascule, le rythme de la vie financière reviendra à la normale. Nous avons exigé un calendrier de clôture des commandes très serré pour permettre la transition technique. Nous avons également été exigeants avec les états de frais de missions. Ceux-ci devaient être enregistrés avant le 25 novembre. Au niveau de l’agence comptable et de la Direction des Affaires Financières, nous devons encore retranscrire tous les flux. Les flux antérieurs – tous les bons de commande, les conventions, les contrats de recherche, les notes de frais, les budgets non soldés – devront être tous ressaisis un par un. Les crédits seront donc sans doute ouverts à partir de fin janvier – début février. Les commandes recommenceront à ce moment-là. Un système de procédures exceptionnelles répondra aux demandes urgentes et aux besoins de continuité de service. L’agence comptable sera également soumise à des contraintes très fortes dans l’arrêt de ses comptes qui impliqueront que les paiements ne pourront recommencer que fin février – début mars.

Afin de ne pas pénaliser les agents, les boursiers et les fournisseurs, nous avons tenté aussi d’anticiper les paiements des sommes dues pendant cette période perturbée en proposant des avances lorsque celles-ci étaient contractuellement acceptables.

Propos recueillis par Candice Malagnoux