La dématérialisation des documents concerne désormais toutes les organisations et répond à de nombreux enjeux. Intitulé GEIDE pour Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant, c’est un vrai projet d’établissement pour l’Université de Limoges.  Le logiciel Sherpa a été choisi suite à un appel d’offre. Jean-Pierre Laîné – directeur de la DSI – vous parle de cet outil qui couvrira de nombreux besoins.

Quels sont les objectifs du projet GEIDE ?

L’objectif est de dématérialiser les documents circulant au sein de l’université et d’en proposer un référentiel. Par exemple, l’université signe beaucoup de conventions. Nous avons parfois du mal à les retrouver. Les usagers pourront désormais rechercher la dernière version numérique d’une convention ou d’un document grâce à un système de mot clé ! A terme, tous les documents administratifs pourraient y être stockés. Nous allons ainsi diminuer le flux papier.

La dématérialisation permettra de sécuriser les procédures. Si nous signons une convention avec un partenaire qui doit nous verser une somme chaque année, nous pourrons mettre en place des alertes pour ressortir des conventions qui nécessitent une relance ou qui arrivent à échéance.

Elle offre également la possibilité de paramétrer des droits de consultation et / ou de modification d’un document. Elle sécurise la procédure de création d’un document  par une traçabilité de son évolution. On parle alors de workflow. Par exemple, la validité juridique d’une convention doit être vérifiée par un.e tel.le. Celui-ci / celle-ci sera averti.e qu’une convention est en attente de validation. Un.e tel.le pourra faire des remarques à l’éditeur directement dans la GEIDE ou encore modifier le document. Les différentes versions de la convention pourront être archivées. Une fois vérifiée, la convention cheminera vers les personnes ayant autorité sur le document. Nous proposerons dans un premier temps une signature tampon électronique permettant la validation du document. L’année prochaine, nous mettrons en place la signature électronique sécurisée présumée fiable.

La GEIDE permettra également de coproduire un document. Une communauté pourra éditer et travailler, sur un seul et même document de travail. Cela diminuera les envois de document via la messagerie et les risques d’erreurs lors de la fusion des documents.

Comment les personnels seront-ils accompagnés ?

Nous allons travailler par communauté. Chaque communauté aura un.e référent.e. Ce sont ces référent.e.s qui seront prioritairement formé.e.s et amené.e.s à faire vivre leur espace de travail (classement des documents, dépôt, …). Claire Douady sera la cheffe de projet fonctionnelle du projet GEIDE. Elle aura pour mission d’animer ces référents et communautés afin de résoudre les problèmes rencontrés mais aussi de voir quelles procédures pourraient être dématérialisées. Les habitudes de travail pourront évoluer, la dématérialisation impliquera une étude des procédures existantes, et ce sera l’occasion de les simplifier et de les sécuriser. La cheffe de projet sera à l’écoute des usagers et de leurs besoins. Nous avons déjà beaucoup de demandes et il nous faudra les gérer !

Quels sont les délais ?

Le projet GEIDE était lié au projet impression. Nous ne pouvions engager ce projet sans la mise en place des matériels multi-fonctions. Le design de l’interface utilisateur facilitera l’appropriation du logiciel par les usagers puisqu’il s’appuie sur le visuel Microsoft.

Claire Douady sera formée début mars au logiciel Sherpa. Nous allons ensuite mettre en place le groupe des référent.e.s. Nous les formerons et créerons enfin des groupes de travail. L’outil est déjà fonctionnel. Nous sommes sur des échéances très courtes. Dès septembre des applications seront déjà opérationnelles.

Propos recueillis par Candice Malagnoux