Claire Douady, cheffe de projet GEIDE et Archives ouvertes à la DSI vous explique en quoi consiste cette plateforme et comment vous en servir.

Qu’est-ce que la GEIDE ?

Le sigle GEIDE  signifie « Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant ». Cette application est un entrepôt qui va peu à peu centraliser les documents administratifs internes de de l’établissement.

Elle comporte d’ores et déjà deux briques :

• la bibliothèque qualité pour la certification de la formation continue : gérée conjointement par les Directions de la Formation Continue de l’université et de l’IUT dans le cadre de la certification QUALICERT (plus de 2700 documents).
• la bibliothèque pour la gestion des conventions

A quoi cela sert-il ?

La GEIDE permet de créer et d’archiver de manière centralisée les documents internes sur une plateforme unique, les rendre accessibles à l’ensemble des personnels de l’établissement.

Cela constitue un entrepôt où l’on pourra télécharger la dernière version à jour et validée du document produit par l’Université de Limoges.

Pour les conventions, en particulier, il s’agit de répertorier l’ensemble des accords, contrats signés par l’université avec un ou plusieurs partenaires.

Pour ce type de document, la GEIDE permet de dématérialiser et d’automatiser leur validation dans les différents conseils de l’université  (CA, CFVU, CR) en conformité avec les délégations du CA et statuts de l’université. Des circuits de validation ou « workflow » permettent de consulter obligatoirement les différents acteurs concernés (pôles, cabinet de la présidence, DAF).

Comment ça marche ?

On distingue deux types d’acteurs dans la GEIDE :

• les personnes qui vont déposer les documents appelées « déposants »
• les personnes qui seront amenées à valider une étape dans un circuit appelées « valideurs ».

Chaque population a été formée à l’utilisation de l’outil.

Le dépôt d’une convention sera effectué par une personne référente (personnel d’une composante ou d’un pôle). Outre les différentes données nécessaires à la description du document (titre, objet de la convention, partenaire…), le référent ou la référente choisit le circuit de validation adéquat. Huit « workflow » différents ont été définis en fonction de la nature de la convention (transverse, pédagogique, recherche ou internationale) et de son incidence financière ou non.

La convention doit être accompagnée d’une note d’opportunité, il s’agit d’une page indiquant les enjeux et surtout l’intérêt de la convention pour l’établissement.

Une fois le circuit lancé dans l’application, la convention suit toutes les étapes de validation : vérification par le pôle concerné, de la DAF, signature du président, passage en CFVU, CR, CA.

Une fois toutes les étapes réalisées, la convention est accessible à l’ensemble des personnels (sauf pour les conventions recherche, centralisées pour le dépôt et la consultation par le pôle recherche).

L’outil  permet de garantir une traçabilité (sauvegarde des workflow) et facilite les mises à jour : pour les conventions, une alerte est envoyée automatiquement au déposant 6 mois avant l’échéance de la convention.

Qui cela va-t-il viser ?

Tous les personnels de l’établissement qui pourront rechercher et consulter une convention.

Mais surtout tous les porteur.e.s de projet, personnes amenées à établir une convention dans le cadre d’un projet ou d’un partenariat.

Je suis un utilisateur lambda, comment dois-je procéder ?

Pour rechercher une convention existante, je me connecte sur geide.unilim.fr avec mes identifiants universitaires.

A cet effet, la reprise des conventions en cours de validité (financières et internationales) est prévue.

Pour déposer une convention, je m’adresse à la personne référente dans ma composante ou dans le pôle concerné (convention recherche).

Quelles sont les prochaines étapes du projet ?

La prochaine fonctionnalité qui sera implémentée sera la signature électronique pour le visa du président et, si délégation de signature, du VP CA.

En parallèle, nous allons déployer avec la DRH une bibliothèque pour la gestion des contrats de vacataires.

Y a-t-il des outils pour nous aider à s’en servir ?

Pour les porteur.e.s de projet, le service des affaires juridiques a établi un guide juridique. Ce guide sera complété par des modèles de conventions-type.

Pour l’utilisation de l’outil (déposants et valideurs), il existe un support en ligne.

Un service d’assistance : svp-dsi@unilim.fr (mettre geide dans l’intitulé de l’email).