L’Université de Limoges est à l’aube d’un changement règlementaire important. En effet, le nouveau décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique va induire forcément des changements radicaux en termes de vision et de stratégie financière de notre établissement (stratégie de trésorerie) mais il impose aussi de se réorganiser sur les chaînes opérationnelles afin de répondre aux nouveaux objectifs qualitatifs de notre gestion. Une redistribution des fonctions et des rôles des collègues gestionnaires a donc été dessinée de manière à mettre en cohérence l’expression de nos besoins avec une logique de contrôle interne et de pilotage mutualisé. Deux types de structures apparaissent donc :

• Les services opérationnels, interlocuteurs de proximité, capables de répondre à l’ensemble des travaux de montage, de négociation et d’engagements financiers nécessaires pour l’expression de nos besoins « cœur de métiers (formation, recherche) »,

• Les Centres de Services Partagés (CSP), plateformes financières mutualisées pour le compte de plusieurs services opérationnels ayant à la fois les missions de certification des opérations financières avant demande de prise en charge par l’agence comptable mais aussi de régulation de notre soutenabilité budgétaire.

L’ordonnateur se dote donc de 9 CSP positionnés sur les 4 UFR (Facultés des Sciences et Techniques, des Lettres et des Sciences Humaines, de Droit et des Sciences Economiques et de Médecine–Pharma), sur l’IUT, sur les 3 pôles (Recherche, formation, International) et en central à la Direction des Affaires Financières. Les profils de chacune de ces structures pourront être différents ou se spécialiser suivant les spécificités que contient notre fonctionnement.

Ce changement organisationnel a, du fait de ses impacts sociaux et humains, demandé un travail d’analyses, d’échanges de deux ans avec l’ensemble des acteurs concernés et commence à être mis en œuvre dès cette année 2016. Dans un premier temps, l’établissement travaille pour mettre à disposition des espaces de partage permettant la fluidité et la sécurisation de l’information entre services et pour lancer une véritable dématérialisation des flux.
En plus de cette modernisation des pratiques, les CSP vont désormais assumer les premiers flux notamment autour des recettes sur opérations à justifier, sur les dépenses des plateformes d’achats, sur l’organisation et la collecte des informations financières officielles (Décisions Budgétaires Modificatives, tarifs, conventions,…).

Au fil de l’année et en attendant l’arrivée du nouveau format de notre pro-logiciel financier en mode « GBCP » (Gestion Budgétaire et Comptable Publique), les rôles vont se renforcer, s’améliorer grâce à des projets encore en cours (dématérialisation des factures, …) et à un comité de pilotage accompagnant cette réorganisation.

Stéphane Brunet – Directeur des services financiers