Vous avez reçu, il y a quelques temps, un message vous annonçant que la santé financière de l’Université de Limoges s’était améliorée. Saviez-vous que le service d’aide au pilotage a joué un rôle majeur dans cela ? Fabien Franchet est au cœur de ce service, dont il a la responsabilité. Il vous partage son expérience.

Pouvez-vous vous présenter ?

J’ai un parcours professionnel assez atypique, marqué par une succession de formations pluridisciplinaires qui m’ont permis d’évoluer vers des postes à responsabilités. Avant de candidater à l’université, j’étais responsable de la mise œuvre de services informatiques et de leurs utilisations au sein d’un grand groupe international. Aussi, l’intérêt du poste et le challenge proposés m’ont immédiatement séduit, tout en me permettant de rester dans notre région à laquelle je suis très attaché. Mais je suis aussi un passionné de musique, notamment celle des années 70, que j’enseigne depuis trente ans dans le milieu associatif.

Quel est votre rôle au sein de l’université ?

Je suis le responsable du service d’aide au pilotage. Derrière cette dénomination énigmatique, se cache une équipe travaillant souvent en réseau avec les composantes, avec pour fonction d’analyser, pour mieux les connaître, les activités de notre université et leur structuration.  A ce jour, notre mission s’exerce surtout dans le domaine du suivi de la masse salariale dont la compréhension de son évolution est cruciale car elle représente 80 % du budget de l’établissement.

Nous avons aussi une mission forte d’aide à la décision en suivant les indicateurs d’activité construits en commun avec le ministère et en proposant, avec les responsables de pôles, une analyse de leur évolution.

Mais à ce jour, mon rôle principal est d’assurer la conduite du volet du projet d’administration relatif à la qualité des données contenues dans nos systèmes d’information. La toute première étape est une modélisation, selon des règles communes, de notre offre de formation. La seconde sera l’utilisation optimale et rationnelle de toutes nos applications, à commencer par ADE.

Ce projet d’administration est ambitieux et nécessitera temps et énergie. J’en suis conscient et je l’aborde avec modestie. Mais je sais que c’est une démarche clé pour l’établissement qui, en outre, permettra aux services administratifs d’accroitre leur plus-value en apportant à tous les organes de décision la garantie d’être en capacité de mesurer les effets des choix opérés.

De combien de membres est composée la cellule de pilotage ?

Le service se construit peu à peu et nous serons bientôt à nouveau trois. Fabienne Diganet, qui travaillait auparavant au service de contrôle de gestion, participe à l’intégration des fichiers de paies dans le logiciel SIFAC. C’est une activité clé qui permet le suivi des crédits affectés à chaque projet. Elle réalise aussi différentes enquêtes statistiques et apporte une aide précieuse pour la campagne d’emplois par le recueil de données. En juillet, Stéphane Chatton, qui était contrôleur de gestion au CHU de Limoges, viendra renforcer le service comme chargé d’enquêtes statistiques et travaillera en lien étroite avec Julien Magne qui est le responsable du système d’information des ressources humaines.

Quels ont été les grands chantiers depuis votre arrivée ?

Nous avons d’abord travaillé à la mise en qualité des données des fichiers « paie » en collaboration avec Julien Magne, responsable du système d’information RH. De ce fait, nous avons pu repérer et corriger toutes les erreurs ou anomalies et améliorer ainsi grandement la qualité des analyses réalisées.

Puis, je me suis attelé à automatiser une grande partie des requêtes récurrentes à la fois pour les fiabiliser, pour les rendre reproductibles et pour éviter le travail fastidieux que cela pouvait représenter. Cela a eu pour effet d’optimiser notre dialogue avec le Rectorat et le ministère sur le suivi de notre masse salariale et de nos emplois. Aujourd’hui, je peux affirmer que la qualité des données de masse salariale est au rendez-vous.

Mais avant tout, nous avons œuvré à la mise en place du projet d’administration sur la qualité des données impulsé par la direction générale. A ce titre, je suis allé à la rencontre de toutes les composantes de l’université pour prendre en compte au mieux les particularités de chacune d’elles afin d’adapter les procédures pour pouvoir répondre à leurs besoins propres de pilotage.

Quels résultats avez-vous obtenu jusque-là ?

Il est important de rappeler que le service d’aide au pilotage a été créé dans un contexte particulier : il a fallu construire un Plan de Retour à l’Équilibre Financier, avec en parallèle, une révision de notre offre de formation, avec de nouvelles maquettes, qu’il faut intégrer dans les différents logiciels de gestion. Cela s’est fait par une mobilisation forte des équipes administratives des différentes composantes, non sans certaines difficultés, car il a fallu harmoniser des pratiques qui étaient parfois très éloignées pour des raisons historiques. Le principal résultat obtenu est que les services administratifs des composantes se sont réellement approprié le projet et ont pris l’habitude de travailler ensemble de manière décloisonnée.

Quels sont les chantiers à venir encore ?

A court terme l’arrivée d’une nouvelle personne ressource en juillet sera l’occasion de redéployer les forces vives du service.

A long terme, nous devons œuvrer pour l’amélioration permanente du fonctionnement administratif de l’université, en gagnant en fiabilité et en lisibilité des données. Cela se fera par une plus étroite collaboration encore entre tous les services, toutes les composantes. Si le service d’aide au pilotage manipule des chiffres à longueur de journée, je n’oublie jamais que derrière ces données froides il y a avant tout de l’humain et c’est bien cela qui a m’a motivé à intégrer l’université à l’automne dernier. Je crois sincèrement qu’en facilitant les procédures administratives, informatiques, nous améliorerons le service fourni aux étudiant.e.s et faciliterons le travail des personnels, quel que soit leur rôle au sein de l’établissement.